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Come usare la formattazione condizionata in Calc

In questa serie di post cercheremo di approfondire la conoscenza con una delle caratteristiche più interessanti di LibreOffice Calc: la formattazione condizionata.

Questo post fa parte della serie: LO Calc: la formattazione condizionata 

  • Come usare la formattazione condizionata in Calc

Cos’è la formattazione condizionata?

Sappiamo tutti cosa significa “formattare” una cella: darle un aspetto particolare sfruttando caratteristiche come tipo, colore e grandezza del carattere, colore dello sfondo, presenza di bordi più o meno spessi, ecc. Diamo uno sguardo a una tabella qualsiasi.

Formattazione condizionata - Tabella di esempio

 Ecco qui un perfetto esempio di formattazione. C’è un titolo, ci sono delle intestazioni per righe e colonne, ci sono delle celle con i dati e, rese ben evidenti dal colore diverso, delle celle coi totali che risultano dall’elaborazione dei valori inseriti.

Ecco a cosa serve la formattazione. Abbiamo una serie di informazioni, divise in gruppi (Intestazioni, dati e totali) che si distinguono uno dall’altro grazie alle caratteristiche grafiche delle celle che li contengono. E le informazioni più importanti sono presentate in modo tale da attirare l’attenzione di chi guarda.
Tutto questo è stato fatto applicando gli stili di cella, ovvero applicando alle celle una formattazione.

Ma allora a che serve la formattazione condizionata?

La tabella che abbiamo usato come esempio è carina e funziona bene, ma ha una grossa limitazione: la sua formattazione è statica. Questo vuol dire che non può cambiare automaticamente nel caso in cui cambino i dati che le celle contengono.

Per la verità questa affermazione non è del tutto esatta. Se io provassi a inserire in una cella una cifra preceduta dal segno meno, Calc me la presenterebbe scritta in rosso. Questo è l’unico cambiamento in tempo reale dell’aspetto dei dati previsto dalla normale formattazione.

Se vogliamo una formattazione dinamica, che cambi l’aspetto delle celle quando cambiano i valori al loro interno, dobbiamo ricorrere alla formattazione condizionata.

In altre parole, la formattazione di una tabella permette di evidenziare lo stato e l’importanza dei dati che contiene, mentre la formattazione condizionata permette di evidenziarne i cambiamenti e, come vedremo negli altri post della serie, le relazioni reciproche tra essi. Per ottenere questi risultati, la formattazione condizionata ci permette di cambiare l’aspetto delle celle, ma anche di aggiungere a una serie di celle contenenti dati in relazione tra loro degli elementi grafici che mostrano visivamente questo rapporto.

Applicare la formattazione condizionata con gli stili di cella

Ci sono diversi tipi di formattazione condizionata. In questo post ci occuperemo del più comunemente usato, quello che sfrutta gli stili di cella. Degli stili abbiamo già parlato quando abbiamo spiegato come creare un modello per Calc, e se volete potete rinfrescarvi la memoria rileggendo i post di questa serie.
Vediamo invece qual è la procedura corretta per creare e applicare la formattazione condizionata alla nostra tabella di esempio.

I passi fondamentali

Come sempre, per ottenere un buon risultato occorre fare le mosse giuste nel giusto ordine. In questo caso le cose da fare sono:

  1. Progettare. Stabiliamo quali condizioni dovranno attivare la formattazione condizionata e quale aspetto dovranno assumere le celle.
  2. Creare gli stili di cella. Tutti gli stili che la formattazione condizionata dovrà utilizzare devono essere creati a questo punto.
  3. Definire le regole. Solo dopo aver creato gli stili potremo definire, attraverso l’apposita procedura, le regole per la loro applicazione.

Come vedete, niente di difficile o complicato. Ma facciamo un esempio pratico, e torniamo alla nostra tabella. Per comodità, vi ripropongo l’immagine.

Formattazione condizionata - Tabella di Esempio

Qui abbiamo una serie di dati finanziari che si riferiscono a un periodo di cinque anni (naturalmente sono dati di fantasia, senza il minimo riferimento a una azienda reale!). Immaginiamo di voler rendere evidente l’evoluzione negli anni di alcune delle voci rappresentate. Seguendo le regole appena esposte, iniziamo quindi con la progettazione.

Progettazione

Prendiamo in esame la voce più odiata tra quelle presenti in tabella: “Tasse”. Vogliamo evidenziare in quali anni le tasse pagate hanno superato il valore di 20.000 euro, colorando di arancione lo sfondo delle celle. Dobbiamo quindi:

  1. Creare uno stile, che chiameremo “Troppe tasse”, che abbia lo sfondo delle celle colorato in arancione.
  2. Creare una regola, o se preferite una condizione, per l’applicazione di questo stile che preveda il controllo del valore contenuto nelle celle della riga relativa alle tasse.

Creazione dello stile

In questo caso useremo un solo stile di formattazione, ma se volessimo aggiungere altre regole (e complicarci la vita), potrebbe essere necessario crearne più di uno. Visto però che il procedimento è sempre lo stesso, invece di spiegarvelo vi rimando di nuovo ai post a cui ho accennato sopra. Vediamo invece come creare le regole della formattazione condizionata.

Definire le regole

Evidenziamo, prima di tutto, le celle a cui applicheremo la formattazione. Poi andiamo nel menu “Formato” e scegliamo la voce “Formattazione condizionata>Condizione…”. Si apre una finestra.

Dobbiamo adesso definire la “Condizione 1”, scegliendo tra le voci offerte nelle diverse liste di scelta. Lasciamo com’è la prima, quella che dice “Il valore della cella è”. Nella seconda scegliamo “maggiore di”, e scriviamo “20000” nel campo successivo.

Abbiamo creato la nostra regola, ora andiamo nella riga sotto e scegliamo lo stile da applicare: “Troppe tasse”. Di fianco vedremo un esempio di come appariranno le nostre celle.

Finestra formattazione condizionata

 Ecco fatto. Come potete vedere nella parte bassa della finestra, alla voce “Intervallo di celle”, Calc ci ricorda che le regole che stiamo creando saranno applicate alle celle da B17 a F17, cioè alla riga che ci interessa (e che, nel caso, possiamo cambiare proprio da qui). Confermiamo con “OK” e vediamo cosa cambia in tabella.

 Formattazione condizionata

 Centro! Adesso, per gli anni in cui abbiamo pagato più di 20.000 euro di tasse abbiamo delle celle di un bel colore arancione che attira subito lo sguardo. In altre parole, abbiamo un sistema automatico per rigirare il coltello nella piaga.

Se provate a replicare la tabella e cambiare i dati, vedrete cambiare anche lo sfondo delle celle. A proposito di colori, tenete presente che le caratteristiche dello schermo che usate influiscono sulla sua resa cromatica; e ricordate anche di mantenere un buon contrasto tra il colore di sfondo e quello del carattere, altrimenti non vedrete più niente.

Per oggi basta. Nei prossimi post della serie parleremo degli altri tipi di formattazione condizionata.

Stay tuned!

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