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La protezione dei fogli di Calc: come e perché

Proteggere tutte o una parte delle celle di un foglio elettronico può essere utile in molti più casi di quanto si pensi normalmente, soprattutto quando il sistema di protezione offre molteplici opzioni, come succede con LibreOffice Calc. Approfondiamo insieme l’argomento.

 

La protezione dei fogli di Calc

LibreOffice Calc offre la possibilità di applicare una protezione ai fogli che compongono una cartella di lavoro. Questo permette di bloccare il contenuto di tutte o di una parte delle celle che costituiscono il foglio. Ma non solo: è anche possibile rendere invisibile il contenuto delle celle, e impedire che venga stampato. Tutto questo selezionando una serie di impostazioni associate a ciascuno stile di cella, oppure applicate a celle singole o in gruppo attraverso la formattazione diretta.

Ma perché proteggere un foglio?

I motivi per proteggere un foglio elettronico sono svariati. Il primo a cui si pensa, ma anche quello a mio giudizio meno valido, è quello di impedire che il nostro lavoro venga copiato o modificato. Inutile dire che questo cozza contro i principi di quel software libero a qui questo blog è dedicato.

Però, impedire modifiche accidentali che potrebbero compromettere il funzionamento di una cartella di lavoro che, magari, ci è costata ore e ore di duro lavoro mi sembra più che legittimo, quindi ben venga la protezione delle celle. Tanto più che, normalmente, basta un tasto premuto nel momento sbagliato a cancellarne il contenuto (se usate un computer con due o più monitor, vi è mai capitato di scrivere qualcosa sulla tastiera, convinti che la finestra attiva sia quella del word processor, mentre invece è tutt’altra?).

Proteggere le celle può servire anche a impedire che il contenuto venga stampato, il che aiuta a mantenere i nostri report più chiari e semplici, e può nascondere parti di tabelle che il destinatario della stampa è opportuno non veda. Insomma, ci sono parecchi buoni motivi per usare la protezione dei fogli di Calc, e tutti più che validi e legittimi.

Come applicare la protezione dei fogli di Calc

La protezione delle celle di un foglio si applica in due fasi: prima si scelgono le opzioni che definiscono cosa deve fare nella finestra di modifica degli stili di cella (questa operazione va ripetuta per tutti gli stili di celle da proteggere), poi la si attiva dalla voce “Strumenti” del menu principale. Vediamo i dettagli.

Ricorriamo come al solito al nostro Zibaldone, aprendolo alla pagina “Ordine” che abbiamo già ampiamente sfruttato nel post su come aggiungere annotazioni alle celle.

DoppiaTabellaArticoli.png

 Visualizziamo l’elenco degli stili, cliccando l’icona con la chiave inglese nella toolbar, poi evidenziamo la cella A22. La finestra degli stili ci mostra che per questa cella è stato usato lo stile “Risultati – Testo“.

ProtezioneCelleListaStiliCella.png

 Ora andiamo sul nome dello stile e apriamo il menu contestuale. Scegliamo la voce “Cambia…” per aprire la finestra di gestione dello stile. Attiviamo l’ultimo tab: “Protezione celle“.

 GestioneStileTabProtezioneCelle.png

 Abbiamo ora la possibilità di selezionare una serie di opzioni che stabiliscono cosa accade una volta attivata la protezione. Esse sono:

  • Nascondi tutto. Le celle non possono essere modificate, e il contenuto è nascosto, di qualsiasi natura esso sia. La cella e la barra di digitazione appaiono vuote.
  • Protetta. Le celle non possono essere modificate, ma il contenuto rimane visibile. Nella cella appare il risultato della formula contenuta, che invece compare nella barra di digitazione.
  • Nascondi formule. Le celle possono essere modificate, ma le formule che contengono non sono visibili. È consigliabile usarla sempre in combinazione con la precedente per evitare di cancellare accidentalmente una formula.
  • Non stampare. Il contenuto delle celle può essere modificato, a meno che non sia selezionata anche l’opzione “Protetta“, ma in caso di stampa la cella apparirà vuota.

Usando quindi una combinazione delle scelte disponibili, è possibile stabilire il grado di protezione delle celle formattate con lo stile su cui stiamo intervenendo.

La stessa cosa si può fare applicando la formattazione diretta. Basta selezionare le celle da proteggere e scegliere la voce “Formatta celle…” dal menu contestuale che si apre col tasto destro del mouse.

Ora la protezione deve essere attivata. Per farlo bisogna andare nel menu principale, alla voce “Strumenti>Proteggi documento>Foglio…“. Si aprirà una finestra che ci offre ancora diverse possibilità.

LOCalcFinestraProteggiFoglio.png

 Per prima cosa, occorre accertarsi che ci sia il segno di spunta su “Proteggi questo foglio e il contenuto delle celle protette“. Ci dovrebbe essere di default, e serve come conferma della nostra decisione di bloccare il foglio (se manca la finestra è disattivata, quindi non funziona). Poi, se lo vogliamo e siamo sicuri di ricordarcela, possiamo inserire una password, che Calc ci chiederà quando decideremo di sbloccare il tutto. Nota Bene: in una cartella di lavoro con più fogli, la protezione dovrà essere attivata per ciascuno di essi, anche con password diverse; così da avere la certezza matematica che ne dimenticheremo almeno una.

Se vogliamo inserire una password, lo dobbiamo fare due volte, per conferma. Poi dobbiamo scegliere se permettere o no agli utenti di selezionare col mouse o coi tasti di navigazione le celle protette e quelle non protette. Ovviamente, se nelle celle non protette bisogna inserire dei dati da tastiera, deve essere possibile selezionarle.

Per finire, il solito tasto “OK“. Adesso il foglio è protetto, come potrete constatare con qualche prova.

E per togliere la protezione?

Basta entrare di nuovo nel menu, e scegliere ancora “Strumenti>Proteggi documento>Foglio…“. Notate che ora accanto a “Foglio” c’è un segno di spunta che indica che la protezione è attiva. Ora, se prima avete immesso una password, apparirà una finestra in cui dovrete inserirla, altrimenti il foglio sarà sbloccato e modificabile senza ulteriori avvisi.

Il gioco è fatto. Esiste anche una protezione che agisce su tutto il file in cui è memorizzata la cartella di lavoro, ma ne parleremo un’altra volta.

Stay tuned!

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